Email Archivierung in der Cloud - aber sicher!

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Unabhängig davon, ob Sie Ihr eigenes Microsoft Exchange System betreiben oder eine gehostete Lösung nutzen wollen, ob Sie nur eine Handvoll oder Tausende von Postfächer archivieren möchten -
mit der email archive Lösung von it-auf-abruf sind Sie auf der sicheren Seite.

Gewährleisten Sie ein effizientes Management der elektronischen Kommunikation, besonders der geschäftsrelevanten Vorgänge!

email archive von it-auf-abruf ist die professionelle Lösung für diese Herausforderung: ein Archivierungssystem, mit dem Sie die gesetzlichen Anforderungen an Aufbewahrung und Unveränderbarkeit von Emails sicher stellen, mit dem Sie jederzeit zentral auf alle Emails Ihres Unternehmens zugreifen (auch auf bereits gelöschte Nachrichten) und mit dem Sie Ihre Speicherkosten nachhaltig senken. Durch das einzigartige Konzept von selbsttragenden Medien können Sie Ihr individuelles Email-Archiv jederzeit wieder ins Haus holen, oder zu einem anderen Service-Provider übertragen.

Manuelle Backups entfallen, Ihre IT-Infrastruktur wird entlastet und die Performance der Mailserver ist auch bei zunehmendem Mailverkehr garantiert. Und das Beste: Sie schonen Ihr Budget, denn email archive von it-auf-abruf basiert auf einem höchst attraktiven Mietmodell.

Download Produktbeschreibung email archive als pdf.

Vorteile

Schnelle, unkomplizierte Einführung

Die Installation und Inbetriebnahme erfolgt typischerweise an einem Tag. Schulungen der Endbenutzer sind dank der selbsterklärenden komfortablen Oberfläche nicht nötig.

out-of-the-box Ansatz

Effizientes, performantes und vollständiges Journaling des E-Mail-Verkehrs und verzögerte Archivierung. Die Abbildung spezifischer Ablagestrukturen und Archivierungsregeln sind später zusätzlich möglich.

Skalierbarkeit

Sie erhalten ein technisch und organisatorisch sicher skalierbares Modell - auch wenn sich das Email-Aufkommen alle 3 Jahre verdoppelt!

Leistungsstarke Suchfunktionen

Das System bietet leistungsstarke Suchfunktionen über alle Emails und Anhänge unabhängig vom Format (auch in gescannten Dokumenten mittels OCR). Besonders komfortabel ist die Volltextsuche in allen Anhängen.

Einfache Integration

email archive wird nahtlos in die bestehende Email-Infrastruktur eingebunden und unterstützt dabei alle wesentlichen Mailsysteme: IBM Lotus Notes, Microsoft Exchange, Tobit.

Compliance-konforme Langzeitarchivierung

Alle Emails und Anhänge werden im Originalformat revisionssicher in einem auf Langzeit-Archivierung ausgelegten System gesichert.

Berücksichtigt sind die deutschen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), der Sarbanes-Oxley Act (SOX) zu internen Kontrollsystemen, der E-Comm Act 2000 sowie eDiscovery-Anfragen zur Erhebung von Beweisen.

Performance

Das Volumen auf dem Mailserver sinkt typischerweise um 80%. Die Anzahl der Mailbox-Items wird durch ein innovatives Three Phase Archiving reduziert. Durch Single Instancing werden Dubletten automatisch erkannt und vermieden.

Intuitive Benutzerführung

Die Bedienelemente sind vollständig in den Email-Client integriert und erlauben eine intuitive Bedienung ohne Schulung.
Dank der intelligenten Wiederherstellungsfunktionen kann der Anwender Emails inklusive ihrer ursprünglichen Ordnerstruktur jederzeit wieder aufrufen.

Kostenreduktion

Als Ergebnis entsteht eine wesentlich stabilere Email-Infrastruktur, die dem zukünftigen Wachstum des Email-Volumens gerecht wird und massiv Kosteneinsparungen ermöglicht.

Preise

Einmalig, zu Beginn der Archivierung

Einrichtungspauschale für virtuellen Gateway Server

390,00 EUR*

Monatlich, während der Archivierung

Pauschale je Mailbox:	4,90 EUR*
Virtueller Gateway Server je Mailserver:	195,00 EUR*
Pro GB Archivplatz (Abrechnung nach tatsächlicher Nutzung)	0,99 EUR*

Bei Beendigung der Archivierung

Löschungspauschale inkl. Mediumsauslagerung:	150,00 EUR*
Erstellung pro Medium/DVD:	90,00 EUR*

*Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt.

Technische Details

Technisch überragende Archivierung

Three Phase Archiving erlaubt drastische Reduktion der Mailboxgrößen um typischerweise 80%
Virtuell unlimitierte Mailboxen erlauben Verzicht auf Mailquota-Management
Asynchrone Abfragen zwischen Email-Client und inboxx-Server
Integrierte leistungsstarke Such-Technologie
Integrierte OCR-Engine zur Volltextsuche auch in gescannten Anhängen wie z.B. Verträge oder auch Fax-Dokumente
Zero Footprint Policy auf dem Email-Server sichert Stabilität und Performance
Volume-Konzept des Archivs erlaubt effizientes Backup
Automatisches Deployment ohne Administrationsaufwand
Unterstützung aller gängigen Speichermedien und Storagekonzepte
Gestaffeltes Regelkonzept für automatisierte Archivierung
Lean Access Management: Zugriffsrechte werden transparent vom Email-System übernommen
Leistungsstarke Administrationstools
Email-Klassifikation mittels Gateway (x- Header-Eintrag)
integriertes Retention Management
Flyer zum download

Warum Archivieren?

Compliance Anforderungen im Überblick

Alle geschäftlichen Emails (inkl. alle Anhänge) müssen für 10 Jahre archiviert werden. Wenn diese steuerlich relevant sind, müssen sie für 10 Jahre archiviert werden. Dabei wird steuerliche Relevanz vom Gesetzgeber nicht weiter spezifiziert, in der Praxis aber sehr weit ausgelegt.
Die Emails müssen den GoBS entsprechend, inhaltlich sortiert, in einem unveränderbaren Format und in kurzer Zeit wiederherstellbar archiviert werden. Solange die obigen Anforderungen erfüllt werden, gibt es keine Vorschrift über die Wahl der Archivierungsmethode.
Empfangene Emails (inkl. alle Anhänge) müssen mit dem Original in Bild und Inhalt übereinstimmend archiviert werden. Wenn das Originalformat automatisch verarbeitet werden kann (z.B. durchsucht), muss dies in der archivierten Form auch möglich sein.
Alle Emails und Anhänge, die die Besteuerung betreffen, müssen so archiviert werden, dass sachverständige Dritte die Informationen auf direkten, indirekten oder mittels medialen Weg erhalten, indem die speziellen Vorgaben beschrieben in GDPdU, GoBS und §147 Abs. 6 AO genutzt werden.
Email-Archive gewährleistet sichere Langzeitarchivierung der gesamten Email-Korrespondenz!

Archivierung als Service

Email Archive als Service bei eigenem Exchange

Performance und Stabilität

Das Volumen auf dem Mailserver sinkt typischerweise um 60-80%. Damit entlasten Sie Ihr Exchange System und senken seine Performance.

Kein Mail-Qota Management mehr

Die Nutzer erhalten durch die Archivierung de facto unlimitierte Postfächer ohne, dass das Volumen auf dem Mailserver ansteigt. Keine Quotas, kein Admin-Aufwand, keine Help-Desk-Calls.

Sicherheit und Desaster Recovery

Durch die Auslagerung zu einem externen Hosting Provider steigt die Sicherheit im Falle eines Desasters. Backup- und Restore Ihres sehr viel schlankeren Mailsystems sind deutlich einfacher und schneller.

Revisionssicherheit und Compliance

Durch die Archivierung erreichen Sie Rechtssicherheit in Bezugauf Ihre Email-Kommunikation und die einschlägigen Aufbewahrungspflichten.

Schnelle, unkomplizierte Einführung

Hochleistungsinfrastruktur und einfacher Setup-Prozess sichern schnelle und einfache Umsetzung. Installation und Inbetriebnahme erfolgen üblicherweise an einem Tag. Schulungen der Endbenutzer sind dank der selbsterklärenden, komfortablen Oberfläche nicht nötig.

Leistungsstarke Suche

Das System bietet leistungsstarke Suchfunktionen über alle Emails und Anhänge, unabhängig vom Format (auch in gescannten Dokumenten). Besonders komfortabel ist die Volltextsuche in allen Anhängen.

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